OL Software S.A.S

Política de protección de datos

Este documento contiene las políticas internas establecidas por OLSOFTWARE S.A.S. para dar cumplimiento a la Ley 1266 de 2008, a la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias que regulan el Habeas Data y la protección de datos personales. 
 
Así mismo promueven los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad y manejo adecuado de la información personal que, es utilizada por la empresa, para el cumplimiento de los objetivos corporativos y de negocio. 
   
Estas políticas buscan garantizar que las personas naturales y jurídicas con las que interactúa la empresa OLSOFTWARE S.A.S., conozcan las finalidades y condiciones de uso y Tratamiento que de los datos personales se realizan en el desarrollo del objeto social, se informen sobre quiénes son los encargados y responsables del Tratamiento de sus datos y cuenten con los instrumentos para que ejerciten el derecho de decisión y control que tienen sobre la información, uso y destino de sus datos personales. 
 
Adicionalmente estas políticas incluyen los aspectos básicos de índole normativa, los anexos con las finalidades para las que es obtenida la información personal en la empresa, los esquemas de procedimientos que permiten la autorización del dato por cuenta de su Titular y, las garantías e instrumentos para asegurar la vigencia de los derechos fundamentales protegidos por las mencionadas disposiciones. 
OLSOFTWARE S.A.S, sociedad por acciones simplificada, con NIT 900.420.501-5, legalmente constituida mediante documento privado del 11 de marzo de 2011, inscrita en la Cámara de Comercio de Cali el 14 de marzo de 2011 con el No. 2930 del Libro IX, todo lo cual consta en Certificado de 
Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de 
Cali. 
 
DOMICILIO: Cali, Colombia
CORREO ELECTRÓNICO: habeasdata@olsoftware.com
TELÉFONOS: 602 3087748 – 3738333. 

Desarrollar soluciones digitales de alto impacto mejorando la vida de las personas, para generar progreso a nuestros grupos de interés. 

En el 2026 incrementar las ventas a $15.000.000 MM con un margen EBITDA del 25%. Consolidar la empresa como una empresa MEDIANA.

Propósito superior

“Generar progreso, mejorando la vida de las personas, a través de experiencias digitales de alto impacto.” 

En OLSOFTWARE S.A.S. nos comprometemos con nuestros clientes a generar soluciones digitales de alto impacto, con criterios de sostenibilidad y altos niveles de oportunidad, calidad y confiabilidad, satisfaciendo los requisitos establecidos y mejorando continuamente en el desempeño de los procesos y el sistema de gestión de calidad. 

OLSOFTWARE S.A.S se compromete a: 
• Preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad de los activos de información de la organización y de nuestros clientes 
• Mejorar continuamente la eficacia en la prestación de nuestros servicios y seguir las directrices dadas por la organización para una gestión de servicios de alta calidad 
• Definir los criterios para la aceptación de riesgos y los niveles de riesgo aceptables 
• Mantener la mejora continua y el desempeño esperado en todos los procesos de la organización. 
Para los efectos de la presente política a continuación, se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente. 
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita o digital generada por OLSOFTWARE S.A.S., dirigida al Titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
• Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección. 
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando OLSOFTWARE S.A.S., ubicada en Cali, Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
• Transmisión: la transmisión tiene lugar cuando OLSOFTWARE S.A.S. en su calidad de responsable comunica los datos dentro o fuera del territorio de Colombia a un encargado que por cuenta de 
OLSOFTWARE S.A.S. tiene por objeto la realización de un Tratamiento. 
Para la recopilación, manejo y supresión de datos personales OLSOTFWARE S.A.S. actuará de conformidad con los principios establecidos en la ley: 
 
• Legalidad: Para el Tratamiento de los datos personales, OLSOFTWARE S.A.S., se sujetará a lo establecido en la ley y demás disposiciones. 
• Finalidad: OLSOFTWARE S.A.S., informará al Titular la finalidad del Tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley. 
• Libertad: OLSOFTWARE S.A.S. ejercerá el Tratamiento de los datos personales únicamente con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; o por mandato legal o judicial. 
• Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento de los datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
• Transparencia: OLSOFTWARE S.A.S. garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos. 
• Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento que OLSOFTWARE S.A.S. dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución, los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable, para brindar un conocimiento restringido al Titular o terceros autorizados. 
• Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por OLSOFTWARE S.A.S. será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. OLSOTWARE S.A.S. garantizará los medios necesarios para mantener dicha confidencialidad. 

Esta política es aplicable en todos los procesos y procedimientos desarrollados en el marco del objeto social de OLSOFTWARE S.A.S. , la empresa recolecta, almacena, usa, maneja, transfiere, trasmite y suprime datos personales con las siguientes finalidades: 

8.1. En relación con la naturaleza y gestión empresarial de OLSOFTWARE S.A.S. 
El Tratamiento de datos personales se realizará con la finalidad de desarrollar su objeto social principal que consiste en brindar, crear y comercializar toda clase de mecanismos tecnológicos; desarrollar proyectos relacionados con tecnología; desarrollar y comercializar software en cualquier clase de plataformas y dispositivos conocidos o por conocerse; prestar servicios profesionales derivados del desarrollo del objeto social; prestar servicios de mantenimiento de sistemas de cómputo empresarial; brindar cursos y seminarios de capacitación en sistemas y herramientas relacionados con las tecnologías de información; desarrollar dispositivos electrónicos o hardware; realizar consultoría y asesoría técnica en todas las áreas relacionadas con las tecnologías de información; realizar investigación y desarrollo en las plataformas relacionadas con las tecnologías de información conocidas o por conocerse; diseñar, planear y desarrollar proyectos de internet, extranet e intranet, realizar proyectos interconexión de redes de comunicación locales y remotas; comercializar los productos y servicios de la compañía a nivel nacional e internacional; explotar la propiedad intelectual de la compañía, así mismo, podrá realizar cualquier otra actividad económica relacionada con las tecnologías de información licita tanto en Colombia como en el extranjero. 
 
8.2. En relación con la operación de OLSOFTWARE S.A.S. 
8.2.1. Gestión del talento humano 
El Tratamiento de los datos personales lo realiza la empresa mediante autorización de los colaboradores para el tratamiento de sus datos personales, para su vinculación, gestión de desempeño de funciones, comunicaciones, retiro o terminación de las relaciones contractuales y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para los fines legales y contractuales descritos, así:  
 
a) Cumplimiento a la relación contractual existente entre el titular de los datos y OLSOFTWARE S.A.S, incluido el cumplimiento de obligaciones laborales o crediticias, así como las relaciones contractuales con terceras personas. b) Realizar estudios internos demográficos, estadísticos y sobre hábitos de consumo. c) Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de la empresa OLSOFTWARE S.A.S, especialmente en el caso de datos obtenidos mediante cámaras de seguridad o documentos entregados por los titulares al personal de seguridad. d) Ser utilizados en el desarrollo de las funciones propias de la empresa OLSOFTWARE S.A.S. según su objeto social, la consecución de las obligaciones emanadas de los contratos civiles y laborales y en especial las siguientes: 1. Realizar pagos de salarios a través de entidades Bancarias. 2. Realizar reporte y pagos de seguridad social. 3. Organizar, sistematizar y entregar la información exigida por las entidades estatales y de control tales como Ministerios, Superintendencias, DIAN, Despachos judiciales y todas aquellas que por su función legal requieran información referente a la empresa y sus clientes o trabajadores. e) Registro y control de las actividades realizadas por el trabajador, así como la verificación del cumplimiento de los reglamentos, contratos laborales, políticas de la Empresa y lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo u otros afines. f) Ser aportados como evidencia para la defensa de los intereses de la empresa ante entidades administrativas y despachos judiciales en donde la empresa o uno de sus clientes sea parte. g) Transferir y/o Trasladar los contratos laborales, las hojas de vida y cualquier información recabada durante la relación laboral para que estas a su vez puedan suministrarla a los apoderados judiciales y legales con que cuente la empresa para que pueda ser estudiada en su integralidad y/o aportada como prueba dentro cualquier proceso judicial, extrajudicial o administrativo en que sea necesario a juicio de los apoderados que se designen para el efecto. h) Realizar análisis y estudios de los contratos laborales, hojas de vida, así como de la información y datos personales a partir de esta para el mejoramiento continuo de las políticas laborales de la empresa y el bienestar de sus trabajadores.  Transferir estos datos a terceros con quienes se haya firmado un convenio al respecto. i) Comunicarse con el titular, el colaborador, por medio de las tecnologías de la comunicación, computadores, celulares, correos electrónicos o cualquier otro. j) Cualquier otro aspecto que la empresa considere conveniente o que se requiera para el cumplimiento de su objeto social. k) Dar cumplimiento a sus obligaciones civiles, comerciales, laborales, tributarias, contables, contractuales y de cualquier otra índole. l) Realizar pruebas de alcoholimetría y/o uso de sustancias psicoactivas y estupefacientes en cualquier momento de la relación laboral en días y horarios decididos unilateralmente por la empresa y utilizar los datos arrojados por esta para el cumplimiento del contrato laboral, el Reglamento de Trabajo, el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, sistema de seguridad y salud en el trabajo y todas las políticas internas de la empresa. m) recolectar datos biométricos por medio de grabaciones de seguridad, lectores de huellas digitales y otros dispositivos diseñados para tal efecto con el fin de hacer cumplir las políticas internas de la empresa. 
 
De igual forma los datos personales podrán ser utilizados para la apertura y desarrollo de los procesos disciplinarios a que haya lugar, según los reglamentos y procedimientos establecidos para ello en la empresa La información obtenida para el Tratamiento de los datos personales de nuestros colaboradores ha sido suministrada de forma voluntaria y con la declaración que es verídica. El trabajador ha manifestado igualmente que conoce que sus derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución Política y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales. Conociendo además que estos los puede ejercer a través de los canales dispuestos por OLSOFTWARE S.A.S. y observando la política de tratamiento de datos personales disponible para su consulta. 
 
8.2.2. Gestión de la seguridad y la salud en el trabajo (SST) 
El Tratamiento de datos personales se realizará para la implementación de los requisitos exigidos por la normativa y la ejecución de los programas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo. 
Base de datos colaboradores: El Tratamiento de datos personales específicamente para los colaboradores de la empresa, se efectuará no sólo para los procesos de selección, afiliación y vinculación, sino también para desarrollar todo tipo de programas de formación y capacitación que potencien el desempeño, prevención y salud en el trabajo. Por otra parte, los datos personales podrán ser utilizados para la apertura y desarrollo de los procesos disciplinarios a que haya lugar, según los reglamentos establecidos para ello en la empresa. 
 
8.2.3. Gestión de las finanzas y administración 
El Tratamiento de los datos personales se realizará para todo tipo de actividades que determinan los lineamientos y políticas que garanticen la gestión eficiente de las actividades de la empresa y de los recursos financieros, administrativos y laborales que permitan el crecimiento sostenible de la empresa. 
 
 
8.2.4. Gestión de la infraestructura física y tecnológica 
El Tratamiento de datos personales se realizará en la gestión de desarrollo de Software, cuyo objetivo del proceso es Diseñar y Desarrollar Soluciones Tecnológicas Efectivas acorde a las necesidades de los clientes, basados en estándares de la industria y tomando como referencia la aplicación de las mejores prácticas en el desarrollo de proyectos de software.  
 
 
8.2.5. Gestión comercial ventas y facturación 
El Tratamiento de los datos personales se realizará para la ejecución de la estrategia comercial de la empresa, la cual consiste en establecer la metodología y las condiciones para la identificación de las necesidades a satisfacer en el mercado, la comercialización de los productos y servicios, mantener los niveles de ingresos por ventas de productos y servicios necesarios para la operación y el crecimiento de la empresa, la medición de la satisfacción de los clientes y la recopilación de las oportunidades de mejora desde la óptica del cliente Durante las visitas para validar la necesidad del cliente, ofrecer el portafolio empresarial o cualquier tipo de propuesta comercial se recolectarán datos personales de diversos tipos. Por otra parte, en el proceso de formalización de los contratos, las compras y registros de los clientes en los sistemas internos de la empresa, para la facturación y trámite de despacho también, se dará tratamiento de datos personales. 
 
8.2.6. Gestión de relaciones – comercial – atención y servicio al cliente 
Se dará tratamiento a los datos personales que tienen que ver con el relacionamiento con los clientes, para lo cual la empresa desarrolla acciones que permiten crear una relación de largo plazo con los clientes mediante la prestación de servicios con la calidad y tiempo acordados. Como herramienta de monitoreo de este relacionamiento la empresa cuenta con personal especializado en la función de gerencia de proyectos y aseguramiento de la calidad de software. Adicionalmente en el proceso de gestión comercial la empresa realiza encuestas a los clientes, para identificar oportunidades de mejora e incrementar el nivel de satisfacción.     
En el proceso de atención de peticiones, quejas o reclamos de los clientes, se dará tratamiento de los datos personales conforme a la ley y la constitución.      
 
8.2.7.  Gestión de calidad y procesos  
Se dará el tratamiento a los datos utilizados en el proceso cuyo objetivo es establecer las directrices y actividades para documentar, planificar, implementar y garantizar el correcto funcionamiento del Sistema Gestión de Calidad y mejorar continuamente su eficacia. 
 
8.2.8. Gestión de relacionamiento con los proveedores 
Se dará tratamiento a los datos personales de los proveedores y los aliados estratégicos con quienes se fomenta relaciones mutuamente benéficas. La empresa fortalece las relaciones con los proveedores, reconociendo la importancia de estos para la operación, teniendo en cuenta el respeto, la transparencia, la confidencialidad, la calidad y el desarrollo mutuo. 
 
8.2.9. Seguridad en las instalaciones de OLSoftware S.A.S: 
El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de OLSOFTWARE S.A.S. 
 
VIDEOVIGILANCIA 
OLSOFTWARE S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia como videocámaras, sistema de alarmas con monitoreo remoto con la empresa de seguridad Proviser instalados en diferentes sitios internos y externos de sus oficinas por ello se informa a los Titulares y terceros, la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas de video vigilancia. No obstante, ningún dispositivo de video vigilancia se sitúa en lugares que puedan afectar la intimidad de los Titulares. 
La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad y trazabilidad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normas legales. 
 
8.3. Finalidades específicas
Para el desarrollo de los procedimientos que despliegan los procesos anteriores, OLSOFTWARE S.A.S., establece unas finalidades específicas para el Tratamiento de datos personales que se integran a estas políticas en el texto de este documento. 
OLSOFTWARE S.A.S., se compromete a no dar Tratamiento a datos personales para finalidades diferentes a las que se encuentran descritas en estas políticas, sin obtener la autorización expresa e inequívoca del Titular. 
Para los efectos de estas políticas, se entenderán como Titulares de los datos personales, todas las personas que aparezcan registradas en las bases de datos de OLSOFTWARE S.A.S como los siguientes: 
Sistema contable SIIGO: I) Socios; II) colaboradores; III) proveedores; IV) clientes; V) aliados.  
Plataforma de clientes HubSpot: I) clientes; II) aliados.  
Plataforma de Administración de Personal GIOBS: II colaboradores. 
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el Tratamiento de sus datos personales. En el Tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal. 
Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información OLSOFTWARE S.A.S., establece en estas políticas los siguientes procedimientos e instrumentos: 
 
11.1. Recolección de los datos personales
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, OLSOFTWARE S.A.S. recogerá los datos personales siempre que obtenga la autorización de su Titular, limitándose a aquellos datos personales que son pertinentes o adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. OLSOFTWARE S.A.S, no utilizará medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. 
El proceso de recolección se realizará mediante el diligenciamiento de solicitudes de vinculación a las bases de datos, encuestas o formularios de forma telefónica, electrónica o digital , presencial, o cualquier otro medio adecuado, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada una de las finalidades para las que es recogido el dato personal. A partir del momento en que el Titular de los datos personales autorice a OLSOFTWARE S.A.S., para la recolección y Tratamiento de sus datos personales, estos podrán usarse en el desarrollo de todas sus actividades comerciales y laborales. 
 
10.2. Autorización
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, OLSOFTWARE S.A.S. dará Tratamiento a los datos personales, previa autorización informada y expresa del Titular, la cual estará redactada en lenguaje claro y sencillo y deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico, digital o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior, a más a tardar antes del momento de su recolección. 
Al momento de solicitar al Titular la autorización, OLSOFTWARE S.A.S. deberá informarle de manera clara y expresa los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas al cual serán sometidos; así como los derechos que tiene como Titular y los medios a través de los cuales puede ejercerlos. 
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier dato personal sensible solicitado por OLSOFTWARE S.A.S., relacionado, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. 
 
OLSOFTWARE S.A.S. publicará por medio digital y documentación organizacional esta política de datos entendiendo todos sus destinatarios titulares que han sido notificados y que le han conferido autorización. 
 
OLSOFTWARE S.A.S. podrá suministrar la información de los datos personales del Titular a sus causahabientes, representante legal o apoderado general, o terceros autorizados por éste o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial. 
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, OLSOFTWARE S.A.S. le comunicará al Titular de los datos personales, de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada. 
OLSOFTWARE S.A.S. podrá continuar con el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos, para la finalidad indicada en estas políticas, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento, su derecho y pedir la eliminación del dato. 
 
10.3. Casos en los que no es necesaria la autorización 
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) datos o bases de datos de naturaleza pública, (ii) información requerida por mandato de autoridades públicas administrativas o por orden judicial, (iii) casos de urgencia médica o sanitaria, (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, entre otros de naturaleza pública. 
 
10.4. Conservación y supresión de los datos personales 
OLSOFTWARE S.A.S. conservará los datos personales en sus repositorios manuales y digitales, teniendo en cuenta el nivel de riesgo, tomará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias, para garantizar a los Titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros. 
OLSOFTWARE S.A.S. dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos. 
Así mismo manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del Titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el Tratamiento de su información. En el sitio web de OLSOFTWARE S.A.S. se establecerán las instrucciones para que cada usuario o Titular de los datos personales interactúen con los mismos y presenten sus solicitudes sobre cualquier tipo de corrección, modificación y supresión conforme a lo establecido en estas políticas. 
 
10.5. Tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes 
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. 
 
10.6. Datos recolectados antes de la adopción de estas políticas 
OLSOFTWARE S.A.S. cumplirá con el aviso de solicitud de autorización exigido por la normativa vigente en materia de protección de datos, con el fin de continuar dando Tratamiento a las bases de datos conformadas antes de la vigencia de la Ley 1581de 2012, por intermedio de los canales establecidos en estas políticas. 
El Titular de los datos personales o de la obligación contractual o crediticia adquirida con OLSOFTWARE S.A.S., tendrá derecho a: 
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OLSOFTWARE S.A.S. a través de los canales establecidos en estas políticas. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
• Solicitar a OLSOFTWARE S.A.S. prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley. 
• Ser informado por OLSOFTWARE S.A.S. previa solicitud presentada mediante los canales dispuestos en estas políticas, sobre el uso que se les da a sus datos personales. 
• Presentar consultas ante OLSOFTWARE S.A.S, e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de los datos personales. 
• Solicitar la revocatoria y supresión de sus datos personales cuando OLSOFTWARE S.A.S. incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución. 
• Acceder de manera gratuita e ilimitada mediante los canales dispuestos en estas políticas a los datos personales que sean objeto de Tratamiento. 

El Titular de los datos personales, deberá mantener actualizada, su información y garantizar, en todo momento a OLSOFTWARE S.A.S, la veracidad de la misma. OLSOFTWARE S.A.S. no se hará garante, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular. 

13.1. Responsable del tratamiento 
OLSOFTWARE S.A.S. será el responsable del Tratamiento de los datos personales y en tal condición adquiere las siguientes obligaciones: 
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 
• Adoptar una política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
 
13.2. Encargado del tratamiento 
La Gerencia a través de la persona que ocupe el cargo de Accounting Administrative Assistant y Process Leader con las áreas de atención al usuario, será el área encargada del Tratamiento de los datos personales, por cuenta de OLSOFTWARE S.A.S., a esta encargada se le suministrará información personal de los Titulares que reposen en una base de datos. Así mismo, deberá monitorear y actualizar las finalidades para el Tratamiento de los datos personales en la empresa. 
 
El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de las bases de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones: 
1. Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda, a fin de garantizar al Titular el pleno y efectivo de sus derechos. 
2. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 
3. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran. 
4. Conservar copia o respaldo de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales. 
5. Garantizar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
6. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
7. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de los  cinco(5) días hábiles contados a partir de su recibo. 
8. Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos personales. 
9. Aplicar el procedimiento exigido por la ley en caso de reclamaciones o de procesos administrativos o judiciales relacionados con el Tratamiento de datos personales de los Titulares, así como, cuando exista violación a los códigos de seguridad y exista riesgo en la administración de la información de los Titulares. 
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. 
11. Establecer las medidas que deberán tomarse al interior de OLSOFTWARE S.A.S., en cada uno de los procesos y procedimientos, en los que haya lugar al Tratamiento de datos personales de Titulares. 
12. Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el Tratamiento de datos personales. 
13. Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente. 
14. Los demás consagrados en la ley. 
El procedimiento e instrumentos para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la utilización son los siguientes: 
 
 
14.1. Canales de comunicación de la información 
Las actividades de Tratamiento de datos personales podrán ser realizadas por OLSOFTWARE S.A.S. a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normativa vigente. 
 
OLSOFTWARE S.A.S. establece como canales de comunicación con los Titulares: Página web: www.olsoftware.com Correo electrónico: habeasdata@olsoftware.com – teléfono: 602 3087748 – 3738333. 
 
14.2. Consultas, solicitudes y reclamos 
OLSOFTWARE S.A.S permitirá el recibo de consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito a su dirección Calle 44 Norte 5N-27 – Cali, de manera verbal a través de los teléfonos 6023087748 – 6023738333 o de manera escrita a través de su página web www.olsoftware.com o correo electrónico habeasdata@olsoftware.com de las Áreas Administrativas.  
Las consultas realizadas por el Titular de los datos personales o sus causahabientes serán atendidas por OLSOFTWARE S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo OLSOFTWARE S.A.S. informar previamente al interesado. 
 
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de OLSOFTWARE S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en estas políticas, podrán presentar un reclamo ante quien ocupe el cargo de Accounting Administrative Assistant y Process Leader con las áreas de atención al usuario, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 
 
• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Accounting Administrative Assistant y Process Leader, a los canales de comunicación previstos en esta política, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos adjuntos que se requiera. 
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, debiendo el área administrativa informar al interesado los motivos de la demora. 
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a Accounting Administrative Assistant y Process Leader en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 
• Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo ante OLSOFTWARE S.A.S. a través de los medios y canales dispuestos para tal fin. 
Estas políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de OLSOFTWARE S.A.S. en virtud del desarrollo de su objeto social y de las relaciones comerciales que establezca. 
OLSOFTWARE S.A.S., dependiendo de las obligaciones adquiridas en el marco de estas relaciones, actuará como responsable o encargado de los datos personales dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma es la que los recaba. 
Así mismo, será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano. Estas políticas serán aplicables cuando el responsable o el encargado del Tratamiento no resida en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana. 
Estas políticas acogen la definición del Artículo 15 de la Constitución Política, según la cual el Habeas Data es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. 
El alcance de Habeas Data en estas políticas incluye también el denominado “hábeas data financiero”, entendido como el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal, comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. 
Finalmente, el derecho de Hábeas Data, para estas políticas, abarca desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia, la facultad que tiene el Titular de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por Entidades privadas o públicas. 

Es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los ciudadanos. OLSOFTWARE S.A.S., realizará el registro de sus políticas y bases de datos ante la autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca. 

OLSOFTWARE S.A.S. ha identificado las siguientes bases de datos: Base de datos con información pública: Los datos contenidos en los registros públicos provienen del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos cumplen una finalidad de publicidad y oponibilidad. Estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del Titular para su Tratamiento. Así mismo, se entiende que tienen la misma naturaleza de datos públicos los registros que con posterioridad se deleguen a OLSOFTWARE S.A.S. 
Bases de datos de accionistas: Son las bases de datos manuales o automatizados que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de las personas naturales que se vinculan con la empresa en calidad de socios. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada. 
Bases de datos de colaboradores o trabajadores: Son las bases de datos manuales o automatizados que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de las personas naturales que se vinculan laboralmente a OLSOFTWARE S.A.S.  
Base de datos  aliados y contratistas: El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos y servicios que OLSOFTWARE S.A.S. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normativa vigente. 
El Tratamiento de datos se realizará para el desarrollo de actividades de contratos, pago, cobranza, gestión de crédito y cartera entre otras actividades necesarias para la operación de la empresa. 
Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada sólo para los fines en que ha sido encomendada. 
Bases de datos de  Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por OLSOFTWARE S.A.S., para la adquisición de servicios y bienes demandados por OLSOFTWARE S.A.S. en el desarrollo del objeto social y actividad económica de la sociedad. 
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados, sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El Tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del Titular o su representante legal según sea el caso, la cual estará contenida en las cláusulas estipuladas para tal fin en los documentos de vinculación, prestación o contratos. 
Bases de datos de clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de clientes. Dicha calidad en OLSOFTWARE S.A.S., se atribuye a aquella persona natural o jurídica que se vincula formalmente con la empresa en el proceso de gestión comercial. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada. 
La información de datos personales sensibles estará disponible para consulta y/o modificaciones en las bases de datos autorizadas así: 
Página web: www.olsoftware.com 
Las anteriores bases de datos cuentan con los mecanismos de seguridad necesarios para proteger los datos tales como: copias de seguridad, sistema centralizado, esquemas de contingencia y control de acceso por perfiles. 
En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular estas políticas, OLSOFTWARE S.A.S., informará al Titular sobre su existencia y la forma de acceder a ellas mediante un aviso de privacidad. Este aviso será elaborado y comunicado conforme a la normativa de protección de datos y una copia de tal publicación será conservada como prueba en los archivos de OLSOFTWARE S.A.S. 
 
OLSOFTWARE S.A.S., cuenta con unas “Políticas de Seguridad de la 
Información” para asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad en el Tratamiento de datos personales. Estas políticas se entienden incorporadas a este documento y establece los controles que son implementados por OLSOFTWARE S.A.S. para garantizar la seguridad de los datos personales e implican la adopción de procedimientos y medidas físicas, administrativas y jurídicas para garantizar el control de acceso, el procesamiento, la gestión de incidentes y lo relativo a auditorías de seguridad de la información personal. 

En el desarrollo de su objeto social OLSFTWARE S.A.S. establece vínculos y alianzas con otras personas jurídicas corresponsables del Tratamiento de los datos personales. En estos casos OLSOFTWARE S.A.S. extenderá a estas relaciones las obligaciones establecidas en estas políticas para los responsables y encargados del Tratamiento y suscribirá los respectivos contratos de transmisión de datos personales para dar Tratamiento a nombre del responsable a los datos personales, conforme a los principios que los tutelan, salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que contengan datos personales y guardar confidencialidad respecto del Tratamiento. 

  • Constitución Política de Colombia: artículos 15 y 20.
  • Leyes 527 de 1999, 1266 de 2008, 1273 de 2009.
  • Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
  • Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de mayo 13 de 2014
  • Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional
La presente política iniciará su vigencia el día 22 de Diciembre de 2023 y tendrá validez mientras OLSOFTWARE S.A.S. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente. 
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de OLSOFTWARE S.A.S. , debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales, dichas modificaciones. 
Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.(fdo. Gerente.)